نشست هماهنگی سرپرستان کاروان‏های اعزامی به بازی‏های المپیک لندن با حضور نمایندگان بیش از 204 کشور دنیا برگزار شد که طی آن سرود و پرچم ایران برای نواخته شدن و به اهتزاز در آمدن در جریان بازی‏ها تائید شد. به گزارش خبرگزاری مهر، نشست هماهنگی سرپرستان کاروان های اعزامی به بازی های المپیک لندن حدود 10 روز بعد از جشن شمارش معکوس بازی‎های المپیک برگزار شد. در این نشست که  بهرام افشارزاده دبیر کل، مهدی کرباسیان خزانه دار و هروآبادی مسئول روابط بین الملل کمیته ملی المپیک ایران هم در آن  حضور داشتند مقرر شد که :  
* به منظور نهایی شدن برخی از مسائل مربوط به اعزام کاروان ایران به المپیک لندن مقرر شد که حداقل 2 بازدید دیگر توسط نمایندگان کمیته ملی المپیک ایران طی ماه های اسفند و اردیبهشت در لنتدن انجام شود.   * در خصوص ساعت و تاریخ تقریبی جلسه ثبت نام تیم‌های ورزشی ایران که چند روز قبل از افتتاحیه بازی‎های المپیک لندن برگزار می‎شود طی ماه‎های آتی تصمیم نهایی اتخاذ می‎شود.   * با توجه به تخصیص کمک هزینه‎ای به مبلغ 25000 پوند برای شرکت در اردوهای تمرینی پیش از بازی‎ها، قرار شد به محض نهایی شدن صورت تیم‎ها و یا ورزشکارانی که موفق به کسب جواز ورودی المپیک شده‎اند، موضوع به کمیته برگزاری اطلاع رسانی شود.   * از آنجائیکه شرکت UPS تنها شرکت باربری دارای مجوز از سوی کمیته برگزاری بازی‌ها میباشد، در نظر است که برای ارسال محموله‎های تیم‎ها و نفرات کاروان اعزامی با هماهنگی این شرکت اقدام لازم انجام شود.   * موضوع اسکان ورزشکاران و همراهان نیز از دیگر موارد مهم مورد بحث بود که بر اساس برآورد تخمینی از تعداد کل نفرات هیئت انجام شد و در آینده‎ای نزدیک نهایی می‎شود.
* موضوع بلیط بازی‏ها نیز با مسئولین مربوطه مطرح شد و قرار شد تا پس از مشخص شدن رشته‏های شرکت کننده در بازی‎ها تصمیم گیری نهایی طی چند ماه آینده به کمیته برگزاری منعکس شود.   * شرکت تیم‎های ورزشی در بازی‌های آزمایشی پیش از المپیک Test Events از طریق فدراسیون‎های بین‎المللی هر رشته به فدراسیون‎های ملی منعکس و قابل انجام است.   * در مورد اشخاص رابط بین کمیته ملی المپیک و کمیته برگزاری نیز بحث و مذاکره شد و مسئول پزشکی کاروان ایران بطور رسمی به آنها معرفی شد. مسئولین بخشهای دیگر اعم از حراست و امنیت رسانه و مطبوعات، معاون کاروان و غیره نیز متعاقباً معرفی  خواهند شد.   * از دیگر موضوعات مهم این جلسه چگونگی انجام ثبت نام ورزشکاران و همراهان بازیها بود که قرار شد ترجیحاً از طریق الکترونیکی و با تکمیل فرمهای برنامه اکسل و آپلود به سایت مربوطه انجام شود.   * در خصوص تجهیزات و امکانات مورد درخواست خبرنگاران و عکاسان و همچنین ساختمان و دفتر اداری کاروان ایران نیز بحث و گفتگو شد و کمیته برگزاری قول همه گونه مساعدت در این زمینه را داد.   * در خصوص اسکان مقامات و مهمانان کمیته ملی المپیک نیز که هماهنگی های اولیه و رزواسیون ها از قبل انجام شده بود قرار دادی به امضاء رسید تا مبالغ مربوطه پس از دریافت صورتحساب کمیته برگزاری پرداخت شود.   * سرود و پرچم جمهوری سلامی ایران در این نشست مورد تایید نمایندگان کشورمان قرار گرفت و مقرر شد از پرچم و سرود مورد تایید این جلسه در طول بازیها استفاده گردد.
* مراسم افتتاحیه و چکونگی حضور ورزشکاران و تعداد نفرات مشخص و به کمیته برگزاری اعلام گردد.   * نحوه حضور مقامات و همراهان در استادیوم ها ی محل برگزاری بازیها مشخص گردد.  در ادامه نشست های فوق بهرام افشار زاده دبیر کل کمیته ملی المپیک با گروه مدیران ارتباطات و امور هماهنگی جلسه ای نیز داشت.